O GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

GED

Ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em sua empresa não significa somente guardar arquivos eletrônicos. Ter um sistema de GED significa ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o capital intelectual da empresa.
É a tecnologia do GED que torna o eBusiness uma realidade, pois alicerça todas as informações referentes a qualquer etapa de qualquer processo de negócio.

O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte.
A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um escaner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.

Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excell, desenhos de engenharia, e-mails. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse ‘mundo de informações digitais’, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.

ECM

Enterprise Content Management é o conjunto de tecnologias utilizadas para captar , gerenciar , armazenar , preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relativos aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa , onde quer que tais informações se encontrem.

Conformidade

A chave para uma estratégia de conformidade bem-sucedida é incorporar ao seu negócio o conceito de conquista da conformidade , e não a encarar como um projeto que deva estar terminado para , só então , ser considerado “ perfeito ”. Embora não seja fácil , a conformidade com as normas deve ser encarada como uma oportunidade para aperfeiçoar todo tipo de processos de negócio , e não apenas como um custo permanente do negócio . Mas é verdade que pode haver altos custos associados às suas iniciativas de conformidade , tanto com relação a tecnologias quanto a empregados .

Garantir a conformidade com apenas uma regulamentação, como a Sarbanes-Oxley ou a HIPAA ( Lei de Portabilidade e Responsabilização de Seguro de Saúde dos Estados Unidos, de 1996), por exemplo , irá fazer com que seus custos continuem a crescer à medida que cada nova regulamentação vier a ser editada ao longo dos anos .

Para ajudar a limitar riscos e custos devem ser desenvolvidas estratégias proativas de ECM dentro de áreas-chave, como Gestão Documental e Gerenciamento de processos de negócio (BPM), assegurando que sejam aplicadas práticas de negócio adequadas e que o conteúdo seja adequadamente captado, armazenado, gerenciado e descartado no momento adequado de seu ciclo de vida , e de acordo com o disposto na legislação .

Para desenvolver uma iniciativa de conformidade adequada será necessário recorrer a diversas áreas de expertise, particularmente às áreas jurídica , de TI e Gestão Documental, para dar suporte aos objetivos globais do negócio . As pessoas de cada uma dessas áreas devem contribuir com seus conhecimentos e opiniões para assegurar os benefícios de um programa de conformidade totalmente eficaz . Embora a conformidade nem sempre seja um problema relacionado à tecnologia , a Tecnologia da Informação e um expressivo crescimento de conteúdo não-estruturado contribuem para a exposição da empresa . As ferramentas de ECM, adequadamente utilizadas, podem ajudar a reduzir o custo geral da conformidade para a empresa .

Colaboração

Colaboração é a arte de trabalhar em equipe . A chave para uma colaboração extremamente eficaz é a utilização do conjunto de tecnologias — mensagens instantâneas, whiteboards, reuniões on-line , e-mails etc. — permitindo que o trabalho seja realizado onde e quando for necessário . É um bom negócio , pois grupos podem realizar mais do que indivíduos . A colaboração permite que pessoas com especializações complementares ou coincidentes cheguem a melhores resultados com maior rapidez . Com as ferramentas de colaboração atuais , as unidades de negócio e as equipes podem trabalhar em conjunto a qualquer tempo , quer se encontrem em escritórios vizinhos , quer a enormes distâncias umas das outras. A tecnologia pode, agora , enfocar objetivos operacionais como poupar tempo , otimizar os processos , cortar custos , e melhorar o tempo de chegada do produto ao mercado .

Com os vários tipos de ferramentas de colaboração disponíveis , as empresas devem se assegurar de selecionar a ferramenta correta e necessária para seu negócio . A funcionalidade pode ser agrupada, em termos gerais , em :

1. facilitação do canal de comunicação , o que possibilita interações curtas como sessões de chat , mensagem instantânea , whiteboarding etc.; 2. gerenciamento do ciclo de vida do conteúdo , que gerencia objetos de conteúdo envolvidos em um processo de negócio ; e facilitação de projetos , que organiza e simplifica a maneira pela qual as pessoas trabalham em torno de um objetivo comum .

Porém , existe uma pequena dificuldade com relação à colaboração . Ao utilizar ferramentas de colaboração , deve-se ter conhecimento de Gestão Documental, captação de conhecimento , e requisitos normativos. Em alguns setores , todas as comunicações com clientes devem ser preservadas. E para se conseguir um processo de desenho de produto colaborativo as empresas devem garantir que os resultados sejam mantidos como arquivos da empresa .

Custo

Embora o ECM possa ser uma iniciativa de custo um tanto elevado , quais são os custos de um gerenciamento inadequado de seu conteúdo ? O custo da não implementação de ferramentas de ECM, muito freqüentemente , não é computado até que seja tarde demais . Questões como o custo de longos processos judiciais , a perda de repetidos negócios devido à incapacidade de executar simples interações de serviços ao consumidor , e o custo de atrasos rotineiros dos processos de negócio são facilmente mensuráveis após sua ocorrência — as horas pagas a advogados , o custo de conquistar novos clientes , e o custo dos salários de empregados em tempo integral .

Entender o custo de tais perdas em potencial permitirá a você perceber que os investimentos em ECM trazem benefícios valiosos que geralmente podem ser mensurados, mas nem sempre . A chave para tanto é estabelecer previamente seus próprios indicadores básicos para um bom resultado e avaliar se houve êxito com base nessas expectativas . É possível avaliar a receita bruta com base na melhoria de informações no call center, bem como avaliar os ganhos de custo com melhorias na velocidade do processo de solicitação de empréstimo , do processo de sinistro , ou aprovação de um medicamento junto ao FDA ( Agência de Administração de Alimentos e Medicamentos dos Estados Unidos ) — ou junto ao Ministério da Saúde , no caso do Brasil —, para citar apenas alguns dos benefícios . As melhorias nem sempre estarão demonstradas explicitamente no balanço patrimonial final , mas estarão lá .

Embora possa ser difícil identificar um Retorno de Investimento (ROI) direto , é possível perceber os impactos do rendimento do processo aperfeiçoado nos negócios . As ferramentas de ECM podem tornar sua empresa mais eficiente e reduzir os custos do negócio . Essas tecnologias agregam valor à sua empresa ao organizar as informações de forma mais eficiente para sua posterior recuperação , uso e, finalmente , descarte . Além disso, à medida que essas ferramentas são utilizadas por mais empresas , elas se tornam parte do seu modo de trabalho . Qual é o retorno sobre o investimento (ROI) de um telefone ? No entanto , você não poderia sequer imaginar fazer negócios sem um , poderia ?

Continuidade

Manter um negócio funcionando 24x7 (24 horas por dia , 7 dias por semana ) é a tarefa do planejamento da continuidade do negócio . Embora geralmente seja mencionado com a recuperação de desastre , o planejamento da continuidade do negócio é a estratégia geral para assegurar que as operações continuem no caso de qualquer contratempo – natural ou provocado pelo homem .

A recuperação de desastre — um subsistema da continuidade do negócio — é focada, mais especificamente, em fazer com que a infra-estrutura de TI volte a funcionar. Uma vez que , atualmente , a alma da maioria dos negócios é representada por documentos eletrônicos , o ECM tem um papel fundamental a desempenhar na continuidade. Afinal , sem acesso aos documentos eletrônicos imprescindíveis , uma empresa fica estagnada.

As tecnologias de ECM possibilitam a criação de repositórios centralizados nos quais todas as informações vitais podem residir . O método de armazenamento a ser utilizado dependerá do grau de importância do conteúdo para a empresa — de fitas de back up off-site a sites redundantes e duplicados, geograficamente dispersos e em redes elétricas independentes . Um plano de continuidade eficiente mostrará que nem todo conteúdo é crítico , que as empresas precisam priorizar seu conteúdo para determinar a rapidez com que ele precisa estar novamente on-line no caso de um desastre . A continuidade do negócio começa com um plano eficiente e suporte executivo de alto nível . O próximo passo é determinar os processos essenciais e as entidades das quais dependem, seguindo-se uma avaliação do impacto no negócio para determinar as conseqüências de uma interrupção ou perda desses processos . Definir o que a empresa considera um desastre e explicitar como os processos essenciais serão recuperados são os passos seguintes de um plano . Também deve ser criado um centro de gerenciamento de crise , com procedimentos para a cadeia de comando e outras funções . Finalmente , o plano deve ser atualizado e testado anualmente , ou sempre que a empresa necessitar de mudanças.

A disponibilização eficaz de um plano de continuidade expandirá sua capacidade não apenas de recuperação durante uma falha do sistema , mas também possibilitará uma melhor definição da prioridade do conteúdo de sua empresa e melhorará sua estratégia geral de ECM.

Conteúdo no Trabalho

Não é suficiente “ gerenciar ” conteúdo . É claro que a capacidade de acessar a versão correta de um documento ou registro é importante , mas as empresas devem ir além . O conteúdo deve ser gerenciado de modo a ser utilizado para atingir os objetivos da empresa . As ferramentas e tecnologias de ECM, que gerenciam o ciclo de vida completo do conteúdo , do princípio ao fim , são essenciais para essa estratégia . Para promover o entendimento dessas ferramentas , o pôster destaca um processo típico para um fragmento de conteúdo , bem como quatro áreas primárias nas quais conteúdo e ECM são fundamentais para o sucesso de sua empresa : Conformidade , Colaboração, Continuidade, e Custo .
Leia aqui o detalhamento de todas as tecnologias que formam o ECM.

ECM: Aspectos a Considerar

As tecnologias de ECM-Enterprise Content Management atingiram a maturidade . As empresas que as utilizam efetivamente conseguem obter uma significativa vantagem competitiva e otimizar suas operações , ao mesmo tempo em que proporcionam uma melhor experiência a clientes e empregados . As informações contidas nesta página farão com que você comece a pensar em como pode utilizar as tecnologias de ECM.

Impulsionadores de Negócios

Acesso e recuperação de conteúdo

As empresas podem reduzir significativamente seus custos operacionais caso seus empregados sejam capazes de buscar e acessar o conteúdo necessário para realizar suas tarefas de forma efetiva .

Fazer mais com menos recursos

A otimização dos processos de criação de conteúdo é essencial para uma empresa com diversos processos de negócio e aplicações que envolvam a criação de conteúdo .

Conformidade e redução de risco

A necessidade de cumprir os requisitos normativos está, cada vez mais , assumindo o primeiro plano em muitas das prioridades-chave das empresas , especialmente no que se refere a tomar medidas proativas para assegurar a continuidade dos negócios e reduzir o risco de litígios.

Gerenciamento do conteúdo durante todo o seu ciclo de vida

A maioria das empresas , especialmente aquelas integrantes dos setores fortemente regulamentados por requisitos normativos, necessita de um gerenciamento de ciclo de vida no qual o conteúdo seja gerenciado a partir do momento de sua criação ou agregação, durante o período em que estiver sendo ativamente utilizado nas aplicações , e, finalmente , como um acervo arquivado .

Tendências da Tecnologia

Ampla cobertura com soluções empacotadas e aplicações verticais

Alguns fornecedores de soluções cobrem toda uma gama de soluções empacotadas. Cada uma delas se volta para um tipo de aplicação vertical , problema empresarial , ou tipo de conteúdo dentro do mercado de ECM. Esses fornecedores geralmente têm uma forte integração entre suas várias soluções e componentes , de modo que as empresas possam expandir suas implantações à medida que for necessário .

Fornecedores de um único produto

Outros fornecedores se especializam em um aspecto do mercado de ECM, oferecendo soluções altamente sofisticadas em uma ou duas áreas , como gerenciamento de conteúdo da Web (WCM), imagem , ou portais .

Alguns fornecedores buscam se beneficiar duplamente

Embora suas soluções sejam especializadas em uma área principal , tal como gerenciamento de conteúdo da Web, eles têm uma ampla parceria com outros fornecedores de soluções no mercado de ECM, e criam adaptadores para as soluções de seus parceiros a fim de tornar mais simples para o cliente a integração de suas soluções com outras, dentro do universo do ECM.

Saiba mais no site do CENADEM.