Gerenciamento de Comunicações em Projetos - Matriz de Comunicação

Uma parte importante em um projeto, que freqüentemente acaba não sendo muito privilegiada, é o gerenciamento das comunicações.
Dentro da Engenharia de Requisitos a comunicação formal se torna bastante importante na gestão das mudanças nos requisitos (solicitações de mudanças).
O gerenciamento das comunicações do projeto é o setor que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações aos envolvidos no projeto. Devem ser especificados métodos que permitam a transmissão da informação de maneira clara e sem ruídos (alterações).
A matriz de comunicação é uma ferramenta que especifica quais documentos serão comunicados, para quais stakeholders (envolvidos no projeto), em que freqüência (quando) e por qual meio (como). Ela deve estar presente dentro do plano de gerenciamento das comunicações do projeto (documento de planejamento das comunicações). Ela pode ser criada em qualquer software básico de escritório.

Exemplo de Matriz de Comunicação

Uma matriz de comunicação tem as informações (poderão ser alteradas/adaptadas conforme necessidades específicas):

1.    Tipo - tipo da comunicação. Ex: reunião de status mensal, reunião com usuário, prestação de contas semanal, relatório de status do projeto, etc.
2.    Objetivo - descrição da comunicação. Ex: informar status atual aos participantes do projeto, informativos financeiros de gastos/receitas, etc.
3.    Meio - meio da distribuição da informação. Ex: e-mail, telefone, comunicador instantâneo, vídeo-conferência, reunião presencial, etc.
4.    Periodicidade - freqüência, motivo ou datas específicas que deve ocorrer à comunicação. Ex: semanal, mensal, em qualquer “estouro” de prazo, em qualquer “estouro” em custos, etc.
5.    Destinatário(s)- envolvido(s) que deve(m) receber a comunicação. Ex: usuários, stakeholders, analistas de sistemas, programadores, gerente do projeto, diretor técnico, patrocinador, fornecedor, etc.
6.    Responsabilidade- responsável pela informação. Ex: gerente do projeto, analista de sistemas responsável, etc.
7.    Documento(s) - documento(s) gerado(s). Ex: ata de reunião, relatório de status do projeto, planilha de custos do projeto, etc.

Negligenciar a comunicação em um projeto poderá trazer diversas conseqüências negativas.  Membros da equipe terão diferentes conhecimentos sobre projeto, patrocinadores não estarão informados sobre o andamento, membros participantes poderão não receber informações vitais e necessárias, entre outras conseqüências, que poderão trazer impactos em cronograma, prazos e custos.

Fonte:
Project Management Institute Inc. Guia PMBOK. 3. edição. Project Management Institute Inc. 2004.